En tant qu’entreprise, vous devez en permanence chercher à étendre votre influence en développant votre activité. Fidéliser les clients que vous possédez déjà et en acquérir de nouveaux doit pour cela, faire partie de vos principaux objectifs. L’organisation d’un cocktail d’entreprise est une démarche qui peut vous aider en ce sens. Mais, comment procéder pour organiser ce type d’événement ?
Par où commencer pour organiser un cocktail d’entreprise ?
Avant d’organiser votre cocktail d’entreprise, il est essentiel de déterminer le moment auquel il aura lieu. L’organisation d’un cocktail d’entreprise devra répondre à des exigences différences selon le moment de la journée auquel il aura lieu. Les attentes ne seront en effet pas les mêmes s’il s’agit d’un événement en journée ou en soirée.
Nous avons le cocktail apéritif qui a lieu en milieu d’après-midi ou de matinée et ne doit pas excéder les 1h30. Pour ce type de cocktail, vous n’aurez pas besoin de prévoir un grand nombre de pièces pour vos invités. Le cocktail déjeunatoire lui, se déroule à l’heure du déjeuner. Il s’agit donc d’un repas qui pourra avoir lieu entre midi et 13h. En dernier, nous avons le cocktail dînatoire qui remplace le dîner. Vous pouvez l’organiser de façon à ce qu’il se déroule en début de soirée à partir de 18h environ. Il est toutefois possible d’aller au-delà de cette heure.
Soyez prévoyant concernant le repas
En fonction du type de cocktail que vous organisez, vous devez prévoir un repas adapté pour vos invités. Vous devez donc accorder un soin particulier à la façon dont vous vous y prenez pour choisir le menu. Si le nombre de vos convives n’est pas véritablement élevé, nous vous suggérons d’organiser un cocktail dînatoire. Vous pourrez ainsi prévoir des plateaux-repas ou un buffet par exemple. Vous pouvez en apprendre davantage sur les propositions de repas et de pièces qui s’offrent à vous, en faisant appel à un traiteur, pour recevoir au mieux vos convives dans un cadre professionnel.
Par ailleurs, si vous optez pour un cocktail apéritif, vos invités mangeront certainement debout. Ainsi, il vous faudra faire en sorte qu’ils bénéficient d’un minimum de confort. Prévoyez des amuse-gueules, des petites brochettes ou encore des verrines. Optez pour des aliments faciles à picorer. Dans la même logique, pensez à placer des tables à des endroits stratégiques. Vos convives pourront de cette façon s’en servir pour déposer leurs verrines et leurs verres vides, entre autres.
Votre cocktail d’entreprise doit être parfait sur tous les plans. Il est important que vos invités soient correctement servis. Veillez donc à ce qu’une grande diversité gastronomique soit au rendez-vous. N’ayant pas une idée précise des goûts alimentaires de chacun, vous devez prévoir différents plats et amuse-gueules. N’oubliez pas de miser sur la présentation des plats.
Trouvez le lieu idéal à réserver
L’événement que vous organisez doit avoir lieu dans un endroit idéal. Nous vous suggérons de faire la réservation d’un lieu original. Le lieu du cocktail est en effet un détail auquel les convives feront attention. Veillez donc à réserver un endroit qui met en avant votre entreprise et votre image.
Vous avez également la possibilité de choisir un thème selon lequel la salle sera décorée. L’idéal serait que ce dernier soit en accord avec votre société. N’oubliez pas que le lieu où se déroulera votre événement est la première chose que les convives remarqueront. Il est de ce fait important de leur laisser une bonne impression pour la suite du cocktail. Un détail important que vous ne devez surtout pas négliger, c’est le côté pratique de l’endroit choisi. Il doit être accessible à tous.
Fixez bien la date de l’événement
La date à laquelle aura lieu votre cocktail est un détail que vous ne devez pas non plus négliger. La plupart du temps, ce type d’événement est organisé en semaine. Vos invités seront ainsi plus enclins à participer à votre cocktail professionnel. Avant de fixer une date définitive pour votre événement, pensez à vérifier que d’autres événements dans le même genre ne se déroulent pas à la même date. De cette façon, vous êtes sûr qu’un maximum de personnes seront présentes pour l’événement.
Assurez-vous de la présence des invités
En dépit de votre invitation, il est possible que pour une raison ou pour une autre, certains invités ne se présentent pas à votre cocktail. Vous devez alors vous assurer que ceux qui ont été conviés feront acte de présence. Pour ce faire, il vous faut les prévenir du déroulement de votre cocktail assez tôt. Ils pourront ainsi bloquer la date choisie dans leur agenda. L’idéal serait d’envoyer une invitation personnalisée à chacune des personnes que vous désirez voir présentes à votre événement. N’hésitez pas à les relancer au fur et à mesure que l’échéance se rapproche.
Faites venir des prestataires de qualité
Le cocktail que vous organisez doit être une réussite pour préserver et mettre en valeur l’image de votre entreprise. Il est important que vos convives ne regrettent pas de vous avoir consacré leur temps. Il vous faut donc penser à chaque détail de l’organisation. En ce sens, vous devez prévoir de quoi divertir vos invités. Cela commence par le cadre dans lequel ils seront accueillis. Celui-ci doit être propice à la création de nouvelles relations.
Pensez également à faire venir des prestataires pour animer votre cocktail. Tout en veillant à rester raisonnable, invitez des intervenants qui sauront mettre à l’aise vos invités. Étant donné que l’événement ne se déroulera que sur quelques heures, préférez des prestataires qui interviendront sur de courtes périodes. Faire en sorte que les convives participent à l’animation est également une bonne idée. De la même façon, choisissez un traiteur qui propose une large gamme de recettes, privilégiez également un prestataire qui propose des produits locaux et de saison.
Ajoutez une touche d’originalité
Il est important de faire en sorte que votre cocktail se démarque des autres. Pour cela, vous devez l’organiser avec une petite touche d’originalité. C’est ce détail qui permettra à vos clients et prospects d’en garder un bon souvenir. Le caractère atypique de votre cocktail peut venir d’un repas que vous aurez choisi de faire servir. Il peut aussi s’agir du thème de votre événement, votre façon de recevoir vos convives ou encore les animations proposées durant l’événement.
